نویسنده: ندا افتخار
مدت زمان مطالعه: حدود ۱۸–۲۰ دقیقه
ماتریس احتمال، اثر برای اولویت‌بندی ریسک‌ها
مقدمه
در دنیای پرچالش امروز، ریسک‌ها بخشی جدایی‌ناپذیر از هر پروژه یا کسب‌وکار هستند. مهم نیست که سازمان در حوزه تولید، خدمات، فناوری اطلاعات یا حتی استارت‌آپ‌های نوپا فعالیت می‌کند؛ همیشه عدم قطعیت وجود دارد. از افزایش هزینه‌های مواد اولیه گرفته تا تغییر قوانین و یا حتی بروز اختلالات غیرمنتظره در زنجیره تأمین، همگی نمونه‌هایی از ریسک‌هایی هستند که می‌توانند پروژه یا کسب‌وکار را به چالش بکشند.
مدیریت ریسک به سازمان‌ها کمک می‌کند تا این عدم قطعیت‌ها را شناسایی، تحلیل و برای آن‌ها برنامه‌ریزی کنند. اما پرسش کلیدی این است: کدام ریسک‌ها اهمیت بیشتری دارند و باید در اولویت مدیریت قرار گیرند؟ پاسخ در ابزاری نهفته است که سال‌هاست در مدیریت پروژه و کسب‌وکار به‌کار می‌رود: ماتریس احتمال اثر (Probability-Impact Matrix).
این مقاله با هدف ارائه توضیح جامع، ساده و کاربردی درباره ماتریس احتمال اثر نوشته شده است تا مدیران، کارشناسان و دانشجویان مدیریت بتوانند در تصمیم‌گیری‌های خود از آن بهره بگیرند.
ماتریس احتمال، اثر چیست؟
ماتریس احتمال، اثر ابزاری بصری و تحلیلی است که به مدیران کمک می‌کند تا ریسک‌ها را بر اساس دو معیار کلیدی ارزیابی و اولویت‌بندی کنند:
احتمال وقوع (Probability): اینکه یک ریسک تا چه اندازه محتمل است رخ دهد.
تأثیر/ اثر (Impact): میزان اثرگذاری و پیامدهای آن ریسک در صورت وقوع.
این ماتریس معمولاً به صورت یک جدول دوبعدی طراحی می‌شود که در یک محور احتمال و در محور دیگر تأثیر قرار می‌گیرد. ریسک‌ها در خانه‌های مختلف این جدول جای‌گذاری می‌شوند و بر اساس جایگاهشان، میزان اهمیت و اولویت آن‌ها مشخص می‌شود.
به زبان ساده، این ابزار کمک می‌کند تشخیص دهیم:
کدام ریسک‌ها بسیار مهم و بحرانی هستند و باید فوراً به آن‌ها رسیدگی شود.
کدام ریسک‌ها کم‌اهمیت‌تر هستند و می‌توان آن‌ها را در مراحل بعدی مدیریت کرد.
مراحل ساخت ماتریس احتمال و اثر
برای استفاده مؤثر از این ابزار، لازم است مراحل زیر طی شود:
۱. شناسایی ریسک‌ها
پیش از هر چیز، باید فهرستی جامع از ریسک‌های احتمالی تهیه شود. این کار معمولاً از طریق جلسات طوفان فکری، بررسی سوابق پروژه‌های گذشته، مشاوره با کارشناسان یا تحلیل محیط کسب‌وکار انجام می‌شود.
۲. تعریف معیارهای احتمال و اثر
سازمان باید معیارهایی برای سنجش احتمال و تأثیر تعیین کند. برای مثال:
احتمال: کم (۱۰٪)، متوسط (۳۰٪)، زیاد (۷۰٪)، بسیار زیاد (۹۰٪).
تأثیر: کم (اثر ناچیز بر هزینه یا زمان)، متوسط (تأخیر یا هزینه محدود)، زیاد (تأخیر یا هزینه جدی)، بحرانی (تهدید کل پروژه).
۳. طراحی ماتریس
ماتریس به صورت یک جدول طراحی می‌شود. محور افقی احتمال و محور عمودی تأثیر قرار می‌گیرد. خانه‌های این جدول با رنگ‌ها یا درجات مختلف نشان‌دهنده سطح اهمیت هستند:
سبز: ریسک‌های کم‌اهمیت.
زرد: ریسک‌های متوسط.
قرمز: ریسک‌های بحرانی.
۴. جای‌گذاری ریسک‌ها
ریسک‌های شناسایی‌شده بر اساس ارزیابی احتمال و تأثیر در خانه‌های ماتریس قرار می‌گیرند. برای مثال، ریسکی که احتمال وقوع بالایی دارد و تأثیر زیادی نیز بر پروژه خواهد گذاشت، در بخش قرمز (بالا-راست) ماتریس قرار می‌گیرد.
۵. اولویت‌بندی و اقدام
در این مرحله، مدیران می‌توانند تصمیم بگیرند:
کدام ریسک‌ها باید فوراً مدیریت شوند.
برای کدام ریسک‌ها تنها پایش کافی است.
کدام ریسک‌ها می‌توانند در لیست انتظار باقی بمانند.
مثال‌های کاربردی
مثال اول: پروژه تولیدی
یک شرکت تولید پروفیل آلومینیوم با ریسک «افزایش ناگهانی قیمت مواد اولیه» مواجه است. احتمال این ریسک بالا و تأثیر آن شدید است. پس این ریسک در بخش قرمز ماتریس قرار می‌گیرد و نیازمند برنامه‌ریزی فوری است.
مثال دوم: پروژه IT
در یک پروژه توسعه نرم‌افزار، ریسک «تأخیر در تحویل ماژول‌ها توسط تیم بیرونی» شناسایی می‌شود. احتمال وقوع آن متوسط و تأثیرش زیاد است. بنابراین این ریسک در بخش زرد-نارنجی قرار می‌گیرد و باید با برنامه‌ریزی و پایش دقیق مدیریت شود.
مثال سوم: سازمان خدماتی
یک شرکت خدمات مشاوره‌ای احتمال می‌دهد که یکی از کارکنان کلیدی در میانه پروژه استعفا دهد. احتمال متوسط و تأثیر بالا. این ریسک نیز در بخش میانی ماتریس قرار می‌گیرد و نیازمند برنامه جایگزینی نیروی انسانی است.
مزایا و محدودیت‌ها
مزایا:
سادگی در استفاده و درک.
کمک به تصمیم‌گیری سریع.
ابزار بصری برای جلب مشارکت تیم.
امکان تمرکز بر مهم‌ترین ریسک‌ها.
محدودیت‌ها:
ساده‌سازی بیش از حد واقعیت‌ها.
وابستگی به قضاوت‌های ذهنی مدیران.
عدم توجه به روابط پیچیده بین ریسک‌ها.
خطاهای رایج در استفاده
تعریف مبهم معیارها (مثلاً بدون درصد مشخص برای احتمال).
عدم به‌روزرسانی ماتریس در طول پروژه.
تمرکز بیش از حد بر ریسک‌های بزرگ و نادیده‌گرفتن ریسک‌های کوچک ولی تجمعی.
Best Practices
استفاده از داده‌های واقعی و تاریخی برای برآورد احتمال و اثر.
مشارکت تیم‌های چندوظیفه‌ای در فرآیند ارزیابی.
بازنگری و به‌روزرسانی ماتریس در طول پروژه.
ترکیب ماتریس با سایر ابزارهای مدیریت ریسک مانند SWOT یا PESTEL.
جمع‌بندی
ماتریس احتمال و اثر یکی از ابزارهای ساده اما قدرتمند در مدیریت ریسک است. این ابزار به مدیران کمک می‌کند منابع محدود خود را به مهم‌ترین تهدیدها اختصاص دهند و تصمیم‌های هوشمندانه‌تری بگیرند. اگرچه این روش بدون محدودیت نیست، اما با اجرای دقیق و به‌روزرسانی مستمر می‌تواند به‌عنوان یکی از ارکان اصلی مدیریت ریسک در پروژه‌ها و سازمان‌ها مورد استفاده قرار گیرد.
منابع |
Hillson, D. (2017). Practical Project Risk Management.
Kendrick, T. (2015). Identifying and Managing Project Risk.
PMI (2021). Practice Standard for Project Risk Management.
Hubbard, D. (2020). The Failure of Risk Management.
